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Yolande PEYRET
Secrétaire indépendante

30, Impasse
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Du CliC @ la SouriS a obtenu le TEPE

Après plusieurs mois d’attente, le résultat est enfin dévoilé !!

Du CliC @ la SouriS a obtenu le TEPE (Titre Professionnel Entrepreneur de Petite Entreprise).

Souvenez-vous, au mois de novembre 2017, je débutais cette formation : Le TEPE.

Qu’est-ce que j’attendais de cette formation ?

J’avais quelques lacunes au niveau commercial. Notamment, je n’étais pas très à l’aise en entretien de vente et j’avais besoin d’améliorer mon approche marketing. Egalement, face à certaines situations, la prise de recul m’était difficile.

Que m’a apporté cette formation ?

Je maîtrisais déjà certains modules. Mais il n’empêche que cette formation m’a quand même apporté quelques clés sur :

  • mon approche commerciale,
  • le ciblage de ma clientèle,
  • mon offre de prestations,
  • l’étude de ma concurrence,
  • l’animation de réunions.

Elle m’a également permis de prendre de la hauteur sur mon activité et d’avoir une vue globale. Grâce à la prise de recul, j’appréhende mieux certaines situations, ce qui m’aide dans ma prise de décisions.

Au niveau personnel, j’ai pu, grâce au module « développement personnel », apprendre à mieux me connaître et à analyser mon comportement face à une situation donnée. Ainsi, je sais quelle posture adopter face à mes interlocuteurs.

Quel est le bilan ?

Je dois avouer que c’est un énorme investissement personnel. En effet, mon activité a été relativement réduite durant ces 6 mois de formation puisque j’avais une journée par semaine de face à face et une synthèse à rendre chaque semaine. Chaque synthèse prenait environ 4 à 5 h à élaborer. Il m’était donc difficile de développer plus mon activité durant cette période.

Trois mois après avoir terminé la formation, j’ai pu mettre certains modules en application (essentiellement les modules commercial et marketing). J’ai atteint les objectifs que je m’étais fixés en début de formation, en particulier, celui de décrocher de nouveaux contrats. Je pense avoir obtenu toutes les clés qui me permettront de développer au mieux mon entreprise afin que celle-ci perdure.

 

 

Améliorez votre gestion du temps

La gestion du temps et l’organisation vont de pair. Elles sont primordiales dans le fonctionnement d’une entreprise. En effet, un minimum d’organisation vous aide à faire face à la gestion quotidienne et vous enlève du stress inutile. De plus, vous gagnez en efficacité et en productivité. Une bonne gestion du temps rend vos journées plus rentable.

Comment améliorer votre gestion du temps ?

Chaque jour, fixez vous des objectifs mais des objectifs réalistes. En effet, ne surestimez pas vos tâches car si vous n’atteignez pas vos objectifs quotidiens, cela va vous démotiver. Cela vous évitera également de procrastiner. Vous savez ? L’art de remettre au lendemain ce qu’on peut faire le jour même…

Ensuite, définissez vos priorités. Vous allez dire « toutes les tâches sont urgentes ». Mais comme moi, vous savez très bien qu’il sera impossible de les traiter toutes en même temps. Donc, hiérarchisez les et évitez de faire passer en priorité une tâche qui vous « plaît » plus qu’une autre. Car de toute façon, au final, vous devrez la réaliser quand même. Résultat de recherche d'images pour "image gestion du temps"

Travaillez sur les tâches les plus importantes en début de journée car c’est là où vous êtes le plus efficace. Votre concentration et votre créativité sont à leur maximum.

Enfin, pensez à planifier votre semaine de travail. Cela vous permettra de visualiser l’ensemble de vos activités et de pouvoir faire face à l’imprévu, le cas échéant.

Avec quels outils ?

Personnellement, je tiens une « to do list » sur un cahier classique et je pointe chaque tâche une fois qu’elle est réalisée. Cela m’évite d’oublier des tâches importantes et de visualiser le travail accompli.

Egalement, je note tous mes rendez-vous sur mon smartphone en le synchronisation avec mon ordinateur, ce qui me permet d’accéder rapidement aux informations où que je me trouve. Mais un simple agenda peut convenir si vous êtes plus à l’aise avec un agenda qu’avec un smartphone. Adoptez des outils qui vous correspondent.

Pour prioriser vos tâches, vous pouvez utiliser la matrice Eisenhower. En voici un exemple :

Résultat de recherche d'images pour "matrice eisenhower"

Enfin, accordez vous des pauses. Pour être au maximum de ses capacités, votre cerveau a besoin de repos. Alors, sortez et faites une activité qui vous plaît. A votre retour, vous serez beaucoup plus productif.

 

 

Pourquoi avoir choisi d’entreprendre ?

Entreprendre peut enthousiasmer mais cela peut aussi effrayer. En effet, au premier abord, on peut se dire qu’on va être son propre chef et qu’on prendra ses propres décisions, ses propres responsabilités, qu’on va avoir une certaine liberté au quotidien et qu’on gagnera mieux sa vie.

En revanche, il y a une certaine prise de risques telle que la perte de la sécurité de l’emploi et donc, de la sécurité financière. Egalement, il faudra savoir faire face à l’imprévu et à une charge de travail importante.

Mais tout le monde le sait : on n’a rien sans rien !

Quelles sont les raisons qui m’ont poussée à entreprendre ?

Avant de devenir Secrétaire Indépendante, j’occupais un poste d’Assistante de Direction dans un Centre de Formation d’Apprentis. J’appréciais le contact avec les différents partenaires, les parents, les employeurs et les jeunes. La diversité de mes tâches administratives rendaient mon poste très stimulant. Mais j’avais fait le tour de celui-ci et pour évoluer, je devais soit changer de fonction, soit changer d’entreprise.

 

L’idée de travailler pour mon propre compte me trottait dans la tête depuis quelques années. D’autant que je côtoyais des artisans au quotidien et que ceux-ci me faisaient part de leurs difficultés à faire face à leur charge administrative.

C’est ainsi que j’ai pensé que je pouvais mettre à profit mes compétences en les mettant au service des entreprises. 

Quels sont les bénéfices que j’en retire ?

L’entrepreneuriat n’est pas un long fleuve tranquille car il faut en maîtriser tous les aspects : commercial, communication, gestion, marketing, management, etc.

Cependant, il me procure une satisfaction personnelle. En effet, il m’a permis de créer mon propre emploi, de développer mes compétences, ma confiance en moi, ma créativité, ma capacité d’écoute et d’adaptation et ma capacité à me remettre en question. C’est pour moi, une alternative au salariat qui me permet vraiment de m’épanouir.

En conclusion, je suis très heureuse d’avoir osé entreprendre car c’est une aventure extrêmement riche, positive et valorisante.

« Quoi que tu rêves d’entreprendre, commence-le. L’audace a du génie, du pouvoir, de la magie »  
Johann Wolfgang Von Goethe

L’importance des relances clients et fournisseurs ?

Du CliC @ la SouriS vous aide à répondre aux Appels d'Offres marchés publics

 

 

Du CliC @ la SouriS – Secrétaire indépendante peut effectuer vos relances clients et fournisseurs http://www.duclicalasouris.fr/prestations/assistance-commerciale/

En effet, la relance clients en retard de paiement est une tâche fastidieuse. Elle prend du temps mais elle est primordiale pour la gestion de la trésorerie de votre entreprise. 

Pourquoi est-ce si important de relancer les clients ?

Certaines entreprises rencontrent des difficultés par manque de suivi de leurs clients en retard de paiement. C’est pourquoi, il est important d’instaurer une gestion régulière de la relance client. Ceci vous permettra :

  • de réduire les retards de paiement ainsi que le délai moyen de règlement client,
  • d’améliorer votre trésorerie,
  • de faire preuve de sérieux par rapport au suivi.

Attention tout de même à effectuer un suivi méthodique et rigoureux. Car relancer un client qui n’a pas lieu d’être relancé peut engendrer la perte de celui-ci.

Comment les gérer ?

Vous pouvez gérer vos relances à l’aide d’un logiciel de comptabilité et de gestion commerciale qui vous permettra d’assurer un suivi instantané des ventes et des règlements clients. Il vous permettra également de visualiser rapidement les clients en retard de paiement.

Relances

Comment les relancer ?

Vous pouvez effectuer votre première relance :

  • par téléphone,
  • par mail,
  • par courrier postal.

mais il est préférable de garder une trace écrite. Si après deux courriers de relance, vos factures restent impayées, vous pouvez envoyer un courrier de mise en demeure par recommandé avec accusé de réception, ceci afin de procéder rapidement au recouvrement de vos créances. A défaut, vous pourrez entamer des procédures judiciaires à l’encontre des clients concernés.

Et du côté des fournisseurs ?

Il ne faut pas négliger la place du fournisseur dans le fonctionnement de votre entreprise et penser que c’est lui qui a besoin de vous. Au contraire ! Le fournisseur joue un rôle vital dans le développement de votre entreprise. Sans fournisseur, vous ne pourrez pas honorer vos commandes. Il est donc important de garder de bonnes relations avec vos fournisseurs et de faire attention à la façon dont vous vous comportez avec eux.

La relance fournisseurs, quant à elle, permet d’opérer un suivi en cas :

  • de retard de livraison,
  • de livraison proche,
  • de date de livraison non connue,
  • de quantités manquantes,
  • d’erreur de livraison.

Bonne année 2018 !!

Bonne année 2018

 

 

Du CliC @ la SouriS vous présente

ses meilleurs voeux pour cette nouvelle année.

Que 2018 vous apporte du bonheur

et du succès dans vos projets.

Le TEPE

Du CliC @ la SouriS s’est inscrite à la formation au TEPE.

Le TEPE, c’est quoi au juste ?

Le TEPE est le Titre Professionnel Entrepreneur de Petite Entreprise.

Titre Professionnel Entrepreneur de la Petite Entreprise

C’est une formation diplômante de niveau III (Bac +2), reconnue par l’Education Nationale, financée par le CNAM (Conservatoire National des Arts et Métiers) et dispensée par la Chambre des Métiers et de l’Artisanat de l’Ardèche à Guilherand-Granges.

Cette formation est destinée aux créateurs ou repreneurs d’entreprise, conjoints collaborateurs, salariés, demandeurs d’emploi ayant pour projet, la création, la reprise ou le développement d’une entreprise artisanale.

Quels sont les objectifs ?

Cette formation a pour objectif :

  • d’acquérir des connaissances transversales en gestion de projet, gestion financière et commerciale,
  • de développer des compétences opérationnelles en entreprise par la conduite d’un projet de développement, de création ou de reprise d’entreprise,
  • d’acquérir et/ou de consolider une posture de chef d’entreprise.

Quel est le déroulement ?

Le TEPE

Cette formation comprend 7 modules répartis sur 308 heures (environ 6 mois) à hauteur d’une journée de face à face par semaine :

  • Management de projet : concevoir, planifier, coordonner et contrôler les actions à mettre en place, en gérant les ressources humaines, financières et matérielles disponibles. Construire et animer une équipe ;
  • Gestion de ressources humaines : identifier les savoirs et compétences utiles et nécessaires pour réaliser les activités, élaborer le plan d’amélioration des compétences ;
  • Développement personnel : prendre conscience par la connaissance de soi, d’attitudes et de besoins différents par rapport au changement et de transformer ainsi toute résistance éventuelle en énergie de coopération positive ;
  • Gestion : établir le diagnostic externe (opportunités/menaces) et interne (forces/ faiblesses) de la TPE dans son environnement concurrentiel, juridique, socio-culturel et économique ; élaborer le budget du projet de l’entreprise et déterminer les partenaires institutionnels et financiers
  • Marketing – Communication : mettre en place une démarche marketing afin de mieux détecter les opportunités et de choisir la stratégie commerciale adéquate : segmentation, positionnement, déclinaison du plan de marchéage (marketing mix), plan de communication ;
  • Gestion – Analyse de la rentabilité : appréhender la comptabilité analytique et le contrôle de gestion, connaître les outils de l’aide à la décision : le seuil de rentabilité, le tableau de bord, l’interprétation des résultats et l’arbitrage entre plusieurs hypothèses ;
  • Commercial : comprendre les enjeux de la vente et de la prospection, préparer son plan d’action commerciale, constituer et qualifier son fichier clients, réussir son entretien de vente (argumentaire), fidéliser sa clientèle.

Y a-t’il un examen ?

A l’issue de la formation, Du CliC @ la SouriS aura une soutenance orale pour chaque module avec un rapport méthodologique écrit. Elle ne manquera pas de vous tenir informé(e)s de la suite des évènements…

 

 

Où en sont Les O’dacieuses ?

« Les O’dacieuses », cela vous parle ?

Souvenez-vous ! En février 2016, Céline LIEFFROY – Croquefeuille m’interviewait par rapport aux O’dacieuses, le réseau de femmes entrepreneures dont je faisais partie http://www.croquefeuille.fr/?Elles-font-parties-d-un-reseau.

Progressivement, le groupe s’est étoffé et en juillet 2016, j’ai publié un autre article http://www.duclicalasouris.fr/femmes-entrepreneures-odacieuses/ qui, cette fois, présentait le collectif avec les différentes activités exercées par chacune d’elles, ainsi qu’une vidéo de certaines d’entre elles.

Mais aujourd’hui, que sont-elles devenuesLe collectif des O'dacieuses

Depuis sa création en 2015, le collectif s’est beaucoup développé puisqu’aujourd’hui, il compte 28 membres. La gestion de ce groupe devenait difficile car elle ne reposait que sur quelques personnes. Ceci nous a amenées à nous concerter pour réfléchir à l’avenir de ce collectif car nous avions à coeur de continuer à le faire vivre. Hormis le fait que ce collectif permet d’échanger en toute bienveillance sur des problématiques communes, qu’il permet de rompre l’isolement, la volonté de ses membres dynamiques est de le développer et le faire connaître mais aussi, que chacune puisse s’y impliquer.

Nous avons effectué un sondage pour savoir quelles étaient les attentes de chacune. Il en est ressorti qu’elles souhaitaient s’impliquer dans des réunions plus structurées. Egalement, elles aspiraient à ce que nous continuions à aborder différents thèmes tel que nous l’avions fait durant ces deux années (prospection, statuts, communication, gestion du temps, etc.). Ainsi, la création d’une association devenait incontournable.Le collectif des O'dacieuses est un réseau de femmes entrepreneures du bassin Annonéen

Quels sont les projets ?

C’est ainsi qu’après réflexion, il a été décidé de créer une association comprenant des commissions qui permettront à chacune de pouvoir s’impliquer en fonction de ses compétences, de ses disponibilités et de ses envies.

Aussi, afin que chaque O’dacieuse puisse se faire connaître, le collectif envisage de créer un site internet sur lequel chacune pourra se présenter. Ce site sera une vitrine supplémentaire pour ces femmes entrepreneures. Il est également prévu des échanges de connaissances et de compétences sous forme d’ateliers ouverts uniquement aux O’dacieuses adhérentes.
 
Comme les O’dacieuses sont ambitieuses, elles projettent dans un avenir certain, d’organiser un évènement local (type salon) qui permettra de mettre en avant l’entrepreneuriat au féminin.
 
Quand auront lieu les RDV
 
Les O’dacieuses continueront de se rencontrer tous les 2ème mardis soir du mois à la Pépinière d’Entreprises de Vidalon mais aussi, d’autres rencontres seront programmées dans le mois à différents moments de la journée (petit déjeuner, déjeuner, etc.) dans différents lieux peut-être moins formels, afin que chacune puisse être présente suivant ses disponibilités. Egalement, elles continueront d’accueillir des femmes ayant un projet d’entrepreneuriat abouti ou non.
 
Actuellement, le collectif des O’dacieuses est en train d’évoluer vers de nouvelles perspectives. L’écriture des statuts de l’association est en cours et les membres du bureau ont été élus. Les choses se mettent en place progressivement. Nous espérons que ce groupe et leurs initiatives perdureront.
 
Je ne manquerai pas de vous tenir informé(e)s de la suite des évènements.

Un service administratif sur mesure

Avez-vous remarqué qu’au-dessous du logo Du CliC @ la SouriS apparaît la phrase d’accroche « Un service administratif sur mesure » ?

En quoi mon service est sur mesure ?

Mes clients sont issus de différents secteurs d’activité tels que l’Artisanat, le Domaine Public, le Domaine Associatif et les PME. Je dois donc m’adapter à la clientèle et à ses différents secteurs d’activité qui ont chacun leurs spécificités.

Pour répondre au plus près aux demandes des clients, mes prestations se déroulent sur site ou à distance. Et ce, de façon ponctuelle ou régulière.

Egalement,  j’adapte mon temps de travail à la durée dont mes clients ont besoin pour que je les assiste dans la gestion de leurs tâches administratives. Le nombre d’heures peut être à la hausse comme à la baisse. Dans le cas où une urgence se présente chez un client et qui n’est pas prévu dans mon planning, je fais en sorte de me rendre disponible pour l’aider à régler son problème.

De plus, pour faire face aux demandes spécifiques des clients et exploiter plus en profondeur certains logiciels, j’ai suivi une formation complémentaire sur les modules du pack Office, notamment Excel, Word, Powerpoint et Outlook. Cette formation m’a permis de valider mes compétences et d’acquérir une meilleure maîtrise de ces logiciels http://www.duclicalasouris.fr/validation-du-pcie/ . 

Et comme il est important pour une secrétaire d’avoir une bonne maîtrise de l’orthographe, j’ai pu évaluer mon niveau en orthographe en obtenant la certification Voltaire  http://www.duclicalasouris.fr/certificat-voltaire/.

Quelles sont les prestations demandées ?

Mes prestations sont diverses et variées et son adaptées à ma clientèle. Elles vont du secrétariat traditionnel à la saisie d’une facture ou d’un devis http://www.duclicalasouris.fr/prestations/assistance-commerciale/, en passant par la retranscription audio d’un compte-rendu de réunion de CE ou d’une administration. Mais également, j’effectue la correction et la relecture de dossiers mémoires ou VAE (Validation des Acquis de l’Expérience) et le montage de dossiers de réponse aux Appels d’Offres – Marchés Publics http://www.duclicalasouris.fr/prestations/assistance-aux-a…-marches-publics/. A cela s’ajoutent des prestations diverses et variées comme l’élaboration de diaporamas, la rédaction et saisie de courriers, etc. http://www.duclicalasouris.fr/prestations/assistance-bureautique-et-administrative/.

Parfois, les particuliers font appel à mes services, notamment pour effectuer diverses déclarations sous forme numérique.

Lorsqu’une question technique m’est posée mais qu’elle se situe en dehors de mon champ de compétences, je n’hésite pas à orienter mon client vers un professionnel sérieux et compétent qui fait partie de mon réseau.

Quelle est l’intérêt de faire appel à Du CliC @ la SouriS plutôt qu’à une intérimaire ?

Lorsque vous faites appel à Du CliC @ la SouriS, vous établissez une relation de confiance. Vous disposez ainsi d’une forme de « fidélisation » puisqu’elle est disponible selon vos besoins. La secrétaire intérimaire, quant à elle, une fois sa mission terminée dans votre entreprise, ne sera pas forcément disponible lorsque vous en aurez besoin car elle aura sûrement accepté une mission dans une autre entreprise.

Comment cela se passe au niveau de l’assurance ?

Je suis immatriculée à la Chambre des Métiers et de l’Artisanat de l’Ardèche sous le statut d’Entreprise Individuelle. J’ai donc souscrit une Responsabilité Civile Professionnelle qui me couvre en cas de dommages causés à mes clients.

 

L’intérêt des publications sur mon site internet

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Les publications sur mon site internet, à quoi peuvent-elles servir ?

Lorsque j’ai débuté mon activité de Secrétaire Indépendante et que j’ai créé mon site internet, j’ignorais quelle pouvait être l’importance des publications sur mon site internet. Je me suis beaucoup documentée avant de créer celui-ci. Je me suis renseignée sur la visibilité et le référencement mais aussi sur l’intérêt des publications.

Comme je n’avais jamais géré de site internet, c’était un nouveau jargon pour moi et je ne voyais pas quel pouvait être l’intérêt de la régularité et de la fréquence des publications par rapport à mon activité. En effet, je ne vends pas de produits qui puissent être diffusés visuellement tels qu’un produit alimentaire par exemple. Une prestation de service est difficilement matérialisable. De plus, il faut qu’il y ait un intérêt certain pour le lecteur et cela ne doit pas être rébarbatif.

A quoi servent les publications sur mon site internet ?

Et pourtant, il est très important d’alimenter son site. Savez-vous à quel moment j’ai pris conscience de l’importance des publications et surtout de l’importance des mises à jour régulières ?

Au mois d’août 2016, un de mes prospects cherchait une Secrétaire Indépendante. Il est donc allé sur internet, en l’occurrence sur les pages jaunes et en a sélectionné plusieurs. Ensuite, il a visité le site de chacune et s’est rendu compte que les dernières publications sur certains sites dataient de 2014, voire 2013, ce qui pour lui, laisser supposer que la personne n’était plus en activité. La dernière publication en date sur mon site était de juillet 2016. En voyant cette information, il n’a pas hésité et m’a contactée. 

C’est à ce moment-là que j’ai pris conscience que tout le travail que j’avais fait depuis le lancement de mon projet n’avait pas été inutile, bien au contraire, puisque depuis, nous continuons notre collaboration.

Voilà pourquoi il ne faut jamais négliger l’intérêt des publications.

Quelles prestations pour quels clients ?

Comme vous avez pu le constater en visitant mon site internet www.duclicalasouris.fr, je propose un éventail de prestations assez large car j’ai acquis un certain nombre de compétences lors de mes précédentes expériences professionnelles. Depuis 2 ans que mon activité de Secrétaire Indépendante est lancée, j’ai développé d’autres compétences, entre autres, tout ce qui a trait à la création d’entreprise.

Quelles sont les prestations qui me sont le plus souvent demandées ?intro

Assistance Bureautique :

  • la correction, relecture et mise en page de documents tels que les mémoires, les dossiers techniques qui nécessitent une présentation soignée ;
  • la saisie de comptes-rendus, rapports, procès-verbaux… ;
  • l’élaboration de diaporamas, de graphiques ;
  • la conception de modèles de documents ;
  • l’élaboration de documents de suivi.

Assistance Administrative :

  • la gestion du secrétariat quotidien ;
  • la rédaction et frappe de courriers divers ;
  • la retranscription audio de réunions ;
  • la recherche d’informations.

Assistance Commerciale :

  • la saisie de devis et factures ;
  • les relances clients et fournisseurs ;
  • les demandes de devis.

Assistance aux Appels d’Offres – Marchés Publics :

En fonction des souhaits de l’entreprise, j’effectue cette prestation soit dans sa globalité (de la veille commerciale à la constitution du dossier jusqu’au suivi de la réponse),  soit partiellement.

Quels sont mes clients ?

Les particuliers ne sont pas mes cibles principales mais il m’arrive parfois d’avoir des demandes. Il s’agit souvent d’aide à la saisie pour des déclarations, la rédaction de courriers, etc.

Quant aux professionnels, je travaille essentiellement avec des artisans mais aussi avec des Comités d’Entreprise, des Associations, des Administrations.

Comment est réparti mon temps de travail ?

Je travaille autant à distance (en télétravail) que dans les locaux des entreprises. C’est un mode de fonctionnement qui me convient tout à fait.