La gestion du temps et l’organisation vont de pair. Elles sont primordiales dans le fonctionnement d’une entreprise. En effet, un minimum d’organisation vous aide à faire face à la gestion quotidienne et vous enlève du stress inutile. De plus, vous gagnez en efficacité et en productivité. Une bonne gestion du temps rend vos journées plus rentable.

Comment améliorer votre gestion du temps ?

Chaque jour, fixez vous des objectifs mais des objectifs réalistes. En effet, ne surestimez pas vos tâches car si vous n’atteignez pas vos objectifs quotidiens, cela va vous démotiver. Cela vous évitera également de procrastiner. Vous savez ? L’art de remettre au lendemain ce qu’on peut faire le jour même…

Ensuite, définissez vos priorités. Vous allez dire « toutes les tâches sont urgentes ». Mais comme moi, vous savez très bien qu’il sera impossible de les traiter toutes en même temps. Donc, hiérarchisez les et évitez de faire passer en priorité une tâche qui vous « plaît » plus qu’une autre. Car de toute façon, au final, vous devrez la réaliser quand même. 

Travaillez sur les tâches les plus importantes en début de journée car c’est là où vous êtes le plus efficace. Votre concentration et votre créativité sont à leur maximum.

Enfin, pensez à planifier votre semaine de travail. Cela vous permettra de visualiser l’ensemble de vos activités et de pouvoir faire face à l’imprévu, le cas échéant.

Avec quels outils ?

Personnellement, je tiens une « to do list » sur un cahier classique et je pointe chaque tâche une fois qu’elle est réalisée. Cela m’évite d’oublier des tâches importantes et de visualiser le travail accompli.

Egalement, je note tous mes rendez-vous sur mon smartphone en le synchronisation avec mon ordinateur, ce qui me permet d’accéder rapidement aux informations où que je me trouve. Mais un simple agenda peut convenir si vous êtes plus à l’aise avec un agenda qu’avec un smartphone. Adoptez des outils qui vous correspondent.

Pour prioriser vos tâches, vous pouvez utiliser la matrice Eisenhower. En voici un exemple :

Enfin, accordez vous des pauses. Pour être au maximum de ses capacités, votre cerveau a besoin de repos. Alors, sortez et faites une activité qui vous plaît. A votre retour, vous serez beaucoup plus productif.

Entreprendre peut enthousiasmer mais cela peut aussi effrayer. En effet, au premier abord, on peut se dire qu’on va être son propre chef et qu’on prendra ses propres décisions, ses propres responsabilités, qu’on va avoir une certaine liberté au quotidien et qu’on gagnera mieux sa vie.

En revanche, il y a une certaine prise de risques telle que la perte de la sécurité de l’emploi et donc, de la sécurité financière. Egalement, il faudra savoir faire face à l’imprévu et à une charge de travail importante.

Mais tout le monde le sait : on n’a rien sans rien !

Quelles sont les raisons qui m’ont poussée à entreprendre ?

Avant de devenir Secrétaire Indépendante, j’occupais un poste d’Assistante de Direction dans un Centre de Formation d’Apprentis. J’appréciais le contact avec les différents partenaires, les parents, les employeurs et les jeunes. La diversité de mes tâches administratives rendaient mon poste très stimulant. Mais j’avais fait le tour de celui-ci et pour évoluer, je devais soit changer de fonction, soit changer d’entreprise.

L’idée de travailler pour mon propre compte me trottait dans la tête depuis quelques années. D’autant que je côtoyais des artisans au quotidien et que ceux-ci me faisaient part de leurs difficultés à faire face à leur charge administrative.

C’est ainsi que j’ai pensé que je pouvais mettre à profit mes compétences en les mettant au service des entreprises. 

Quels sont les bénéfices que j’en retire ?

L’entrepreneuriat n’est pas un long fleuve tranquille car il faut en maîtriser tous les aspects : commercial, communication, gestion, marketing, management, etc.

Cependant, il me procure une satisfaction personnelle. En effet, il m’a permis de créer mon propre emploi, de développer mes compétences, ma confiance en moi, ma créativité, ma capacité d’écoute et d’adaptation et ma capacité à me remettre en question. C’est pour moi, une alternative au salariat qui me permet vraiment de m’épanouir.

En conclusion, je suis très heureuse d’avoir osé entreprendre car c’est une aventure extrêmement riche, positive et valorisante.

« Quoi que tu rêves d’entreprendre, commence-le. L’audace a du génie, du pouvoir, de la magie »  
Johann Wolfgang Von Goethe

Du CliC @ la SouriS – Secrétaire indépendante peut effectuer vos relances clients et fournisseurs https://www.duclicalasouris.fr/prestations/assistance-commerciale/

En effet, la relance clients en retard de paiement est une tâche fastidieuse. Elle prend du temps mais elle est primordiale pour la gestion de la trésorerie de votre entreprise. 

Pourquoi est-ce si important de relancer les clients ?

Certaines entreprises rencontrent des difficultés par manque de suivi de leurs clients en retard de paiement. C’est pourquoi, il est important d’instaurer une gestion régulière de la relance client. Ceci vous permettra :

• de réduire les retards de paiement ainsi que le délai moyen de règlement client,
• d’améliorer votre trésorerie,
• de faire preuve de sérieux par rapport au suivi.

Attention tout de même à effectuer un suivi méthodique et rigoureux. Car relancer un client qui n’a pas lieu d’être relancé peut engendrer la perte de celui-ci.

Comment les gérer ?

Vous pouvez gérer vos relances à l’aide d’un logiciel de comptabilité et de gestion commerciale qui vous permettra d’assurer un suivi instantané des ventes et des règlements clients. Il vous permettra également de visualiser rapidement les clients en retard de paiement.

Comment les relancer ?

Vous pouvez effectuer votre première relance :

• par téléphone,
• par mail,
• par courrier postal.

mais il est préférable de garder une trace écrite. Si après deux courriers de relance, vos factures restent impayées, vous pouvez envoyer un courrier de mise en demeure par recommandé avec accusé de réception, ceci afin de procéder rapidement au recouvrement de vos créances. A défaut, vous pourrez entamer des procédures judiciaires à l’encontre des clients concernés.

Et du côté des fournisseurs ?

Il ne faut pas négliger la place du fournisseur dans le fonctionnement de votre entreprise et penser que c’est lui qui a besoin de vous. Au contraire ! Le fournisseur joue un rôle vital dans le développement de votre entreprise. Sans fournisseur, vous ne pourrez pas honorer vos commandes. Il est donc important de garder de bonnes relations avec vos fournisseurs et de faire attention à la façon dont vous vous comportez avec eux.

La relance fournisseurs, quant à elle, permet d’opérer un suivi en cas :

• de retard de livraison,
• de livraison proche,
• de date de livraison non connue,
• de quantités manquantes,
• d’erreur de livraison.

« Les O’dacieuses », cela vous parle ?

Souvenez-vous ! En février 2016, Céline LIEFFROY – Croquefeuille m’interviewait par rapport aux O’dacieuses, le réseau de femmes entrepreneures dont je faisais partie http://www.croquefeuille.fr/?Elles-font-parties-d-un-reseau.

Progressivement, le groupe s’est étoffé et en juillet 2016, j’ai publié un autre article https://www.duclicalasouris.fr/femmes-entrepreneures-odacieuses/ qui, cette fois, présentait le collectif avec les différentes activités exercées par chacune d’elles, ainsi qu’une vidéo de certaines d’entre elles.

Mais aujourd’hui, que sont-elles devenues ? 

Depuis sa création en 2015, le collectif s’est beaucoup développé puisqu’aujourd’hui, il compte 28 membres. La gestion de ce groupe devenait difficile car elle ne reposait que sur quelques personnes. Ceci nous a amenées à nous concerter pour réfléchir à l’avenir de ce collectif car nous avions à coeur de continuer à le faire vivre. Hormis le fait que ce collectif permet d’échanger en toute bienveillance sur des problématiques communes, qu’il permet de rompre l’isolement, la volonté de ses membres dynamiques est de le développer et le faire connaître mais aussi, que chacune puisse s’y impliquer.

Nous avons effectué un sondage pour savoir quelles étaient les attentes de chacune. Il en est ressorti qu’elles souhaitaient s’impliquer dans des réunions plus structurées. Egalement, elles aspiraient à ce que nous continuions à aborder différents thèmes tel que nous l’avions fait durant ces deux années (prospection, statuts, communication, gestion du temps, etc.). Ainsi, la création d’une association devenait incontournable.

Quels sont les projets ?

C’est ainsi qu’après réflexion, il a été décidé de créer une association comprenant des commissions qui permettront à chacune de pouvoir s’impliquer en fonction de ses compétences, de ses disponibilités et de ses envies.

Qu’est-ce que le salariat déguisé ?

J’aborde ce sujet aujourd’hui car, lorsque j’ai débuté mon activité de Secrétaire Indépendante, j’ai été confrontée à cette problématique. J’ai eu des propositions de missions que j’ai été contrainte de refuser car elles auraient pu être considérées comme du salariat déguisé.

A quel moment une mission peut-elle être considérée comme du salariat déguisé ?

Est considéré comme du salariat déguisé le fait  :

• de ne pas pouvoir démarcher et contractualiser avec plusieurs clients,
• de ne disposer que d’un seul client et de travailler 35 h/semaine pour ce même client,
• d’avoir un lien de subordination,
• de ne pas être autonome,
• de ne pas être libre dans le choix de ses outils, 
• de travailler avec son précédent employeur avec lequel on était en CDD ou CDI (ce qui l’exonère de droit du travail et de charges sociales), 
• d’avoir une rémunération identique à celle que l’ont percevait avec son précédent employeur lorsqu’on était salarié(e),
• de ne pas être libre dans son organisation, son planning et ses méthodes (même si elles sont logiquement contraintes par un cahier des charges et un planning de réalisation).

Tout ceci est considéré comme un délit de travail dissimulé et est puni par la loi (article L.8221-5 du code du travail). En cas de manquement, le contrat peut être requalifié en contrat de travail. L’employeur peut encourir jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende.

Le travailleur indépendant, quant à lui, ne peut pas être poursuivi pour travail dissimulé. En revanche, il peut être contraint de rembourser des prestations sociales ou des indemnités chômage éventuellement perçues durant la période.

Les coûts indirects d’un CDD sont souvent négligés. En effet, lorsque vous devez faire face à une main d’oeuvre non planifiée telle que l’absence ponctuelle de votre secrétaire, une urgence, un imprévu, un surcroît d’activité, vous avez recours à un CDD.

Il faut savoir qu’un CDD de 2 jours est tout à fait possible mais que plus la durée du CDD sera courte, plus il sera difficile d’amortir son coût dans le temps.

C’est pourquoi, faire appel à une  secrétaire indépendante telle que « Du CliC @ la SouriS » présente 5 avantages non négligeables :

• pas de frais d’annonce liés au recrutement surtout pour un contrat de courte durée,
• pas à consacrer du temps à la sélection de CV et aux entretiens avec les candidats,
• vous n’avez pas à rédiger le contrat de travail, ce qui vous fait gagner un temps considérable,
• aucune gestion administrative (bulletin de paie, règlement des charges sociales, établissement du solde de tout compte),
• vous n’avez pas à supporter le prix de la visite médicale.